ബിസിനസ്സ് ചെയ്യുന്ന ഏതൊരാളും എടുക്കുന്ന ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട ഒരു തീരുമാനമാണ് ശരിയായ ഒരു CRM (Customer Relationship Management) സോഫ്റ്റ്വെയർ തിരഞ്ഞെടുക്കുക എന്നത്. സോഹോയുടെ (Zoho) കാര്യം എടുത്താൽ, പ്രധാനമായും രണ്ട് ചോയ്സുകളാണ് നമ്മുടെ മുന്നിലുള്ളത്: Bigin by Zoho CRM-ഉം, പിന്നെ അവരുടെ ഫുൾ-സ്കെയിൽ പ്ലാറ്റ്ഫോമായ Zoho CRM-ഉം.
രണ്ടും വരുന്നത് ഒരേ സോഹോ ഇക്കോസിസ്റ്റത്തിൽ നിന്നാണെങ്കിലും, ബിസിനസ്സിന്റെ വളർച്ചാ ഘട്ടം, വർക്കിന്റെ സങ്കീർണ്ണത, ടീമിന്റെ ആവശ്യങ്ങൾ എന്നിവ നോക്കുമ്പോൾ ഇവ രണ്ടും രണ്ട് വ്യത്യസ്ത ലക്ഷ്യങ്ങളോടെയാണ് ഉണ്ടാക്കിയിരിക്കുന്നത്.
നിങ്ങളുടെ ടീമിന് ഇതിൽ ഏതാണ് കറക്റ്റ് എന്ന് മനസ്സിലാക്കാൻ, സോഹോയുടെ ഔദ്യോഗിക ഫീച്ചറുകളും ഘടനയും മുൻനിർത്തിയുള്ള പൂർണ്ണമായ വിവരങ്ങൾ താഴെ വിശദമായി നോക്കാം.
1. പ്രവർത്തന ശൈലിയും ആർക്കൊക്കെ വേണ്ടിയുള്ളതാണ് എന്നതും
Bigin by Zoho CRM: പൈപ്പ്ലൈൻ ബേസ്ഡ് ആയ ലളിതമായ രൂപം
സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റുകളിലെ (Excel/Sheets) കൺഫ്യൂഷനുകളിൽ നിന്നും നീണ്ട ഇമെയിൽ ത്രെഡുകളിൽ നിന്നും ഒക്കെ മാറി ബിസിനസ്സ് കാര്യക്ഷമമാക്കാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന ചെറിയ ബിസിനസ്സുകൾ, ഫ്രീലാൻസർമാർ, ചെറിയ ടീമുകൾ എന്നിവർക്കായി മാത്രം ഉണ്ടാക്കിയിട്ടുള്ള ഒരു പൈപ്പ്ലൈൻ-ഫോക്കസ്ഡ് CRM ആണ് Bigin.
- പ്രധാന ലക്ഷ്യം: പെട്ടെന്ന് തന്നെ സെറ്റ് ചെയ്ത് ഉപയോഗിക്കാൻ തുടങ്ങാം, ക്ലീൻ ആയ ഇന്റർഫേസ്, ഡീലുകളുടെ ഓരോ ഘട്ടങ്ങളും കണ്ണുകൊണ്ട് കണ്ട് ട്രാക്ക് ചെയ്യാം.
- ആർക്കൊക്കെ ഉപയോഗിക്കാം: വലിയ ഡാറ്റാബേസ് അഡ്മിനിസ്ട്രേഷനോ ഡെവലപ്പർ കോഡിങ്ങോ ഒന്നും തലവേദനയില്ലാതെ, സെയിൽസ് ഘട്ടങ്ങൾ മാത്രം കൃത്യമായി നോക്കിനടത്തേണ്ട സോളോപ്രണർമാർ, സ്റ്റാർട്ടപ്പുകൾ, ചെറിയ സർവീസ് ടീമുകൾ (സാധാരണയായി 10 മുതൽ 15 വരെ ആളുകളുള്ള ടീം).
- സെറ്റപ്പ് ചെയ്യാൻ എടുക്കുന്ന സമയം: വെറും 30 മിനിറ്റ് മുതൽ ഏതാനും മണിക്കൂറുകൾക്കുള്ളിൽ ഉപയോഗിച്ച് തുടങ്ങാം.
Zoho CRM: കൂടുതൽ കസ്റ്റമൈസേഷനും ഓട്ടോമേഷനും ആവശ്യമുള്ളവർക്ക്
മാർക്കറ്റിംഗ്, സെയിൽസ്, ഇൻവെന്ററി, സെയിൽസിന് ശേഷമുള്ള സപ്പോർട്ട് തുടങ്ങി ഒരു ബിസിനസ്സിലെ പല ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റുകളുടെയും മൊത്തം പ്രക്രിയകളെ ഒന്നിച്ചു കൊണ്ടുപോകാൻ വേണ്ടി ഡിസൈൻ ചെയ്തിട്ടുള്ള ഒരു കംപ്ലീറ്റ് കസ്റ്റമർ ലൈഫ്-സൈക്കിൾ എൻജിൻ ആണ് Zoho CRM.
- പ്രധാന ലക്ഷ്യം: ആഴത്തിലുള്ള കസ്റ്റമൈസേഷൻ സൗകര്യങ്ങൾ, തുടക്കം മുതൽ ഒടുക്കം വരെയുള്ള പ്രോസസ് മാനേജ്മെന്റ്, മൾട്ടി-ചാനൽ കമ്മ്യൂണിക്കേഷൻ, പിന്നെ പ്രെഡിക്റ്റീവ് AI സപ്പോർട്ട്.
- ആർക്കൊക്കെ ഉപയോഗിക്കാം: സ്വന്തമായി ഡാറ്റാ സ്ട്രക്ചറുകൾ വേണ്ടിവരുന്ന, ഓരോരുത്തർക്കും പ്രത്യേകം റോൾ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള സെക്യൂരിറ്റി ആവശ്യമുള്ള, പല ഘട്ടങ്ങളുള്ള സെയിൽസ് ഓപ്പറേഷനുകളും Deluge സ്ക്രിപ്റ്റിംഗും വേണ്ടിവരുന്ന വളരുന്ന ചെറുകിട-ഇടത്തരം ബിസിനസ്സുകൾ (SMEs), മിഡ്-മാർക്കറ്റ് സ്ഥാപനങ്ങൾ, വലിയ സംരംഭങ്ങൾ (Enterprises).
- സെറ്റപ്പ് ചെയ്യാൻ എടുക്കുന്ന സമയം: കൃത്യമായ അഡ്മിൻ പ്ലാനിംഗ്, ഡാറ്റാ മാപ്പിംഗ് അല്ലെങ്കിൽ ഇംപ്ലിമെന്റേഷൻ പാർട്ണർമാരുടെ സഹായത്തോടെ ദിവസങ്ങളോ ആഴ്ചകളോ എടുത്താണ് ഇത് പൂർണ്ണമായി സജ്ജീകരിക്കുക.
2. പ്രധാന വ്യത്യാസങ്ങൾ: ഫീച്ചറുകൾ തമ്മിലുള്ള താരതമ്യം
| ഫീച്ചറുകൾ | Bigin by Zoho CRM | Zoho CRM |
| ഡാറ്റാ ഘടന (Data Architecture) | നിശ്ചിതമായ മൊഡ്യൂളുകൾ മാത്രം: Contacts, Companies, Pipelines (Deals), Products, Activities. | പൂർണ്ണമായും കസ്റ്റമൈസ് ചെയ്യാം: സ്റ്റാൻഡേർഡ് മൊഡ്യൂളുകൾക്കൊപ്പം അൺലിമിറ്റഡ് ആയി Custom Modules ഉണ്ടാക്കാം. |
| ലീഡ് – ഡീൽ ഫ്ലോ (Lead vs. Deal Flow) | സിംഗിൾ പൈപ്പ്ലൈൻ ഫ്ലോ (വരുന്ന അന്വേഷണങ്ങൾ നേരിട്ട് ഡീലുകളായി കയറുന്നു). | കൃത്യമായ ടു-ടയർ ഫ്ലോ: അൺ-ക്വാളിഫൈഡ് ലീഡുകൾക്കായി പ്രത്യേക ലീഡ് മൊഡ്യൂൾ, അതിനെ Accounts/Contacts/Deals ആയി കൺവേർട്ട് ചെയ്യാം. |
| പൈപ്പ്ലൈനുകളും ലേഔട്ടുകളും | Team Pipelines-ഉം Sub-pipelines-ഉം (വിഷ്വൽ കാൻബൻ ബോർഡ്). | ഒന്നിലധികം ലേഔട്ടുകൾ, അഡ്വാൻസ്ഡ് ടെറിട്ടറി മാനേജ്മെന്റ്, മൾട്ടി-പൈപ്പ്ലൈൻ റൂട്ടിംഗ്. |
| പ്രോസസ് മാനേജ്മെന്റ് | ഡ്രാഗ് ആൻഡ് ഡ്രോപ്പ് വഴി സ്റ്റേജുകൾ മാറ്റാം. | Blueprints, വാലിഡേഷൻ റൂളുകൾ, അപ്രൂവൽ പ്രോസസ്സുകൾ, കമാൻഡ് സെന്റർ ഓർക്കസ്ട്രേഷൻ. |
| കസ്റ്റമൈസേഷൻ പരിധികൾ | ഒരു മൊഡ്യൂളിൽ പരമാവധി 25 കസ്റ്റം ഫീൽഡുകൾ വരെ (ക്ലീൻ ആയ, എളുപ്പമുള്ള UI). | ഒരു മൊഡ്യൂളിൽ നൂറുകണക്കിന് കസ്റ്റം ഫീൽഡുകൾ, സബ്ഫോമുകൾ, കസ്റ്റം ബട്ടണുകൾ, കാൻവാസ് ലേഔട്ട് ഡിസൈനർമാർ. |
| ഓട്ടോമേഷൻ പവർ | അടിസ്ഥാനപരമായ ഇവന്റ്/തീയതി ട്രിഗറുകൾ, ഇമെയിൽ അലേർട്ടുകൾ, ടാസ്ക് അസൈൻമെന്റുകൾ. | അഡ്വാൻസ്ഡ് വർക്ക്ഫ്ലോകൾ, വെബ്ഹുക്കുകൾ, ഷെഡ്യൂൾഡ് ഫംഗ്ഷനുകൾ, ശക്തമായ Deluge scripting. |
| സെയിൽസും ഇൻവെന്ററിയും | ഡീലുകളിലേക്ക് ലളിതമായ പ്രോഡക്റ്റ് ലൈൻ ഐറ്റങ്ങൾ നേരിട്ട് ചേർക്കാം. | സമ്പൂർണ്ണ ഇൻവെന്ററി സൈക്കിൾ: Price Books, Quotes, Sales Orders, Invoices എന്നിവയെല്ലാം ഇതിലുണ്ട്. |
| ആർട്ടിഫിഷ്യൽ ഇന്റലിജൻസ് (AI) | അത്യാവശ്യം വേണ്ട കണക്കുകളും വൃത്തിയുള്ള ഡാഷ്ബോർഡുകളും. | Zia AI (ഡീൽ പ്രവചനം, അനൊമലി ഡിറ്റക്ഷൻ, ബന്ധപ്പെടാൻ ഏറ്റവും അനുയോജ്യമായ സമയം, ഇമെയിൽ സെന്റിമെന്റ് അനാലിസിസ്). |
| ടെലിഫോണിയും മറ്റ് ചാനലുകളും | ഇൻ-ബിൽറ്റ് ടെലിഫോണി ഇന്റഗ്രേഷൻ, ഇമെയിൽ സിങ്ക്, വാട്ട്സ്ആപ്പ്. | സമ്പൂർണ്ണ ഓമ്നിചാനൽ സ്യൂട്ട്: Email, PhoneBridge, Live Chat, Webforms, Social Media, Portals എന്നിവയെല്ലാം ലഭ്യമാണ്. |
3. പ്രധാന വർക്ക്ഫ്ലോകൾ എങ്ങനെ പ്രവർത്തിക്കുന്നു?
പൈപ്പ്ലൈൻ & പ്രോസസ് മാനേജ്മെന്റ്
- Bigin-ൽ:Team Pipelines വഴിയാണ് കാര്യങ്ങൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നത്. ക്ലയന്റ് ഓൺബോർഡിംഗ് ആയാലും, സർവീസ് ഡെലിവറി ആയാലും, സാധാരണ സെയിൽസ് ഡീലുകൾ ആയാലും, എല്ലാം ഒരു വിഷ്വൽ കാർഡായി ഇടത്തുനിന്ന് വലത്തോട്ട് ഓരോ സ്റ്റേജുകളിലേക്ക് ഡ്രാഗ് ചെയ്ത് നീക്കാം.
- Zoho CRM-ൽ: ഇതിൽ Zoho Blueprint ലഭിക്കുന്നു. ഇതിലൂടെ പ്രോസസ്സുകൾ കർശനമായി പാലിപ്പിക്കാനാകും. അതായത്, നിർബന്ധിത വിവരങ്ങൾ പൂരിപ്പിക്കുകയോ, അപ്രൂവൽ വാങ്ങുകയോ, ചെക്ക്ലിസ്റ്റ് പൂർത്തിയാക്കുകയോ ചെയ്യാതെ ഒരു ഡീലിന് അടുത്ത സ്റ്റേജിലേക്ക് കടക്കാൻ കഴിയില്ല.
ഓട്ടോമേഷൻ: പോയിന്റ്-ആൻഡ്-ക്ലിക്ക് വേഴ്സസ് ഫുൾ പ്രോഗ്രാമിംഗ്
- Bigin-ൽ: പൂർണ്ണമായും നോ-കോഡ് (No-code) രീതിയാണ്. “ഡീൽ ‘Won’ ആകുമ്പോൾ ടീമിന് ഇമെയിൽ പോവണം, കൂടെ ഒരു ഫോളോ-അപ്പ് കോൾ ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യണം” എന്നിങ്ങനെയുള്ള ലളിതമായ റൂളുകൾ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് സെറ്റ് ചെയ്യാം.
- Zoho CRM-ൽ: ഇവിടെ പ്രോഗ്രാമിംഗിലൂടെയുള്ള പൂർണ്ണ നിയന്ത്രണം സാധ്യമാണ്. സോഹോയുടെ Deluge സ്ക്രിപ്റ്റിംഗ്, കസ്റ്റം ഫംഗ്ഷനുകൾ, വെബ്ഹുക്കുകൾ എന്നിവ വഴി തേർഡ് പാർട്ടി API-കളിലേക്ക് ഡാറ്റ അയക്കാനും, ടാക്സ് ഡോക്യുമെന്റുകൾ തനിയെ ഉണ്ടാക്കാനും, ഒന്നിലധികം ഘടകങ്ങൾ വെച്ച് കമ്മീഷൻ കണക്കാക്കാനും, പുറത്തുള്ള ഡാറ്റാബേസുകളിൽ ഇൻവെന്ററി അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യാനും വരെ സാധിക്കും.
ക്വോട്ടേഷനുകൾ, ഓർഡറുകൾ, ഇൻവോയ്സിങ്
- Bigin-ൽ: Bigin പ്രധാനമായും പൈപ്പ്ലൈൻ വരുമാനത്തിൽ മാത്രമാണ് ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുന്നത്. നിങ്ങൾക്ക് ഒരു ഡീലിലേക്ക് പ്രോഡക്റ്റുകളും അവയുടെ വിലയും ചേർക്കാം, പക്ഷേ ഫോർമൽ ക്വോട്ടേഷനുകളോ സെയിൽസ് ഓർഡറുകളോ പോലുള്ള അക്കൗണ്ടിംഗ് ഡോക്യുമെന്റുകൾ ഇതിൽ നിന്ന് നേരിട്ട് ഉണ്ടാക്കാൻ കഴിയില്ല.
- Zoho CRM-ൽ: ഇതിൽ ഒഫീഷ്യൽ CPQ (Configure, Price, Quote) സംവിധാനവും ഇൻവെന്ററി മൊഡ്യൂളുകളും അടങ്ങിയിട്ടുണ്ട്. നിങ്ങൾക്ക് കൃത്യമായ കൊട്ടേഷൻ PDF-കൾ തയ്യാറാക്കാം, മാനേജരുടെ അപ്രൂവലിന് അയക്കാം, അപ്രൂവ് ആയ ക്വോട്ടുകൾ സെയിൽസ് ഓർഡറുകളാക്കി മാറ്റാം, ഒപ്പം CRM-ൽ നിന്ന് പുറത്തുപോകാതെ തന്നെ ഇൻവോയ്സുകൾ ജനറേറ്റ് ചെയ്യാനും സാധിക്കും.
4. ഭാവിയിലെ അപ്ഗ്രേഡും മൈഗ്രേഷനും
Bigin ഉപയോഗിച്ച് തുടങ്ങുന്നതിലൂടെയുള്ള ഏറ്റവും വലിയ നേട്ടം എന്തെന്നാൽ, നിങ്ങളുടെ വളർച്ച എവിടെയും തടസ്സപ്പെടില്ല എന്നതാണ്.
സോഹോ CRM-ന്റെ അതേ പ്രധാന അടിത്തറയിൽ തന്നെയാണ് Bigin-ഉം പ്രവർത്തിക്കുന്നത്. അതുകൊണ്ടുതന്നെ, Bigin-ൽ നിന്ന് Zoho CRM-ലേക്ക് മാറാൻ സോഹോ ഔദ്യോഗികമായി ഒരു വൺ-ക്ലിക്ക് അപ്ഗ്രേഡ് ടൂൾ നൽകുന്നുണ്ട്:
- നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് വലുതാകുമ്പോൾ, Bigin അഡ്മിൻ പാനലിൽ നിന്ന് നേരിട്ട് Zoho CRM-ലേക്ക് അപ്ഗ്രേഡ് ചെയ്യാം.
- നിങ്ങളുടെ കോൺടാക്റ്റുകൾ, കമ്പനികൾ, പൈപ്പ്ലൈൻ സ്റ്റേജുകൾ, നോട്ടുകൾ, കോൾ ലോഗുകൾ എന്നിവയൊന്നും നഷ്ടപ്പെടാതെ കൃത്യമായി Zoho CRM-ലേക്ക് ട്രാൻസ്ഫർ ആകും.
- Bigin-ലെ Team Pipelines, Zoho CRM-ലെ Deals മൊഡ്യൂളിന് കീഴിലുള്ള Layouts and Pipelines ആയി ഓട്ടോമാറ്റിക് ആയി മാറും.
ഇത് വഴി ചെറിയ ടീമുകൾക്ക് തുടക്കത്തിൽ ലളിതമായി Bigin ഉപയോഗിച്ച് തുടങ്ങാനും, പിന്നീട് ടീം വലുതാവുകയോ കൂടുതൽ സങ്കീർണ്ണമായ ആവശ്യങ്ങൾ വരികയോ ചെയ്യുമ്പോൾ വളരെ സുഗമമായി Zoho CRM-ലേക്ക് മാറാനും സാധിക്കുന്നു.
5. ചുരുക്കത്തിൽ: നിങ്ങൾ ഏതാണ് തിരഞ്ഞെടുക്കേണ്ടത്?
താഴെ പറയുന്ന സാഹചര്യങ്ങളിൽ Zoho Bigin തിരഞ്ഞെടുക്കാം:
- നിങ്ങളുടെ ടീമിൽ 1 മുതൽ 15 വരെ ആളുകളാണുള്ളത്, ഒപ്പം ഉപയോഗിക്കാൻ വളരെ എളുപ്പമുള്ള ക്ലീൻ ടൂളാണ് വേണ്ടതെങ്കിൽ.
- ഇപ്പോൾ എക്സൽ ഷീറ്റുകളിലോ സാധാരണ ഇമെയിൽ വഴിയോ ആണ് സെയിൽസ് ട്രാക്ക് ചെയ്യുന്നതെങ്കിൽ.
- നിങ്ങൾക്ക് കോഡിങ് സ്ക്രിപ്റ്റുകളോ, ക്വട്ടേഷൻ ഉണ്ടാക്കുന്ന സിസ്റ്റങ്ങളോ, വലിയ അപ്രൂവൽ രീതികളോ ആവശ്യമില്ലെങ്കിൽ.
- ബഡ്ജറ്റിന് ഇണങ്ങുന്ന, മൊബൈലിൽ വളരെ ഈസിയായി ഉപയോഗിക്കാവുന്ന, സെയിൽസ് ടീമിന് ആദ്യ ദിവസം മുതൽ തന്നെ യാതൊരു ബുദ്ധിമുട്ടും കൂടാതെ ഉപയോഗിക്കാൻ പറ്റുന്ന ഒന്നാണ് വേണ്ടതെങ്കിൽ.
താഴെ പറയുന്ന സാഹചര്യങ്ങളിൽ Zoho CRM തിരഞ്ഞെടുക്കാം:
- ലീഡ് ക്വാളിഫിക്കേഷൻ, ഡീൽ ക്ലോസിംഗ്, സെയിൽസിന് ശേഷമുള്ള ഡെലിവറി എന്നിവയ്ക്ക് പ്രത്യേകം ഘട്ടങ്ങൾ നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സിൽ ആവശ്യമാണെങ്കിൽ.
- നിങ്ങൾക്ക് മാത്രമായി കസ്റ്റമൈസ് ചെയ്ത ഡാറ്റാ ഘടനകളും (Custom Modules), സങ്കീർണ്ണമായ Deluge സ്ക്രിപ്റ്റിംഗും വേണമെന്നുണ്ടെങ്കിൽ.
- നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സിൽ ഒഫീഷ്യൽ CPQ ഫീച്ചറുകൾ (Quotes, Sales Orders, Price Books) ആവശ്യമാണെങ്കിൽ.
- AI പ്രെഡിക്ഷനുകൾ (Zia), ടെറിട്ടറി മാനേജ്മെന്റ്, കർശനമായ കംപ്ലയൻസ് ഓട്ടോമേഷൻ (Blueprints) തുടങ്ങിയ എന്റർപ്രൈസ് ഫീച്ചറുകൾ വേണമെന്നുണ്ടെങ്കിൽ.