വാട്സാപ്പിൽ കസ്റ്റമർ സപ്പോർട്ടോ സെയിൽസോ കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ നിങ്ങൾക്ക് ഒന്നിലധികം സ്റ്റാഫുകൾ ഉണ്ടോ? ഉണ്ടെങ്കിൽ, വരുന്ന മെസ്സേജുകൾ ആര് കൈകാര്യം ചെയ്യും എന്നതിനെച്ചൊല്ലി ടീമിൽ തർക്കങ്ങളോ കൺഫ്യൂഷനോ വരാറുണ്ടോ? ചിലർക്ക് കൂടുതൽ പണിയും ചിലർക്ക് കുറഞ്ഞ പണിയും എന്ന അവസ്ഥയാണോ?
ഇതൊക്കെ ഒഴിവാക്കാനാണ് Wati-ൽ 'Automatic Chat Assignment' അഥവാ 'Round Robin' എന്ന ഫീച്ചർ ഉള്ളത്. പക്ഷേ, ഇതൊരു മാജിക് വടിയൊന്നുമല്ല. ഇത് എങ്ങനെ പ്രവർത്തിക്കുന്നു എന്ന് കൃത്യമായി മനസ്സിലാക്കിയില്ലെങ്കിൽ ഇൻബോക്സ് ആകെ കുളമാകും.
ഇതെന്താണെന്നും, ആർക്കൊക്കെ ഉപയോഗിക്കാമെന്നും, ശ്രദ്ധിക്കേണ്ട കാര്യങ്ങൾ എന്തൊക്കെയാണെന്നും താഴെ ലളിതമായി പറയാം.
എന്താണ് ഈ 'റൗണ്ട് റോബിൻ' (Round Robin)? 🤔
ലളിതമായി പറഞ്ഞാൽ, വരുന്ന ഓരോ പുതിയ മെസ്സേജും നിങ്ങളുടെ ടീമിലെ ഓൺലൈനായിട്ടുള്ള ആളുകൾക്ക് ഒരോരുത്തർക്കായി ക്രമത്തിൽ വീതിച്ചു നൽകുന്ന പരിപാടിയാണിത്.
ഉദാഹരണത്തിന്, മൂന്ന് സ്റ്റാഫുകൾ ഉണ്ടെങ്കിൽ:
- ആദ്യത്തെ മെസ്സേജ് → സ്റ്റാഫ് A-യ്ക്ക്.
- രണ്ടാമത്തെ മെസ്സേജ് → സ്റ്റാഫ് B-യ്ക്ക്.
- മൂന്നാമത്തെ മെസ്സേജ് → സ്റ്റാഫ് C-യ്ക്ക്.
- നാലാമത്തെ മെസ്സേജ് → വീണ്ടും സ്റ്റാഫ് A-യ്ക്ക്. ഇതാണ് സംഭവം.
പ്രത്യേകം ശ്രദ്ധിക്കുക: ഈ ഫീച്ചർ Wati-യുടെ Business Plan-ൽ മാത്രമേ ലഭിക്കൂ. നിങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുന്നത് Growth അല്ലെങ്കിൽ Pro പ്ലാൻ ആണെങ്കിൽ ഈ ഓപ്ഷൻ തിരഞ്ഞ് സമയം കളയണ്ട.
ഇത് എങ്ങനെയാണ് പ്രവർത്തിക്കുന്നത്? (നിയമങ്ങൾ) 📜
ഇത് വെറുതെ കണ്ണും പൂട്ടി എല്ലാവർക്കും മെസ്സേജ് കൊടുക്കില്ല. ഇതിന് കൃത്യമായ ചില നിയമങ്ങളുണ്ട്:
- ഓൺലൈൻ ആയിരിക്കണം: ടീമിലെ ആരെങ്കിലും ഓൺലൈൻ ആണെങ്കിൽ മാത്രമേ അവർക്ക് ചാറ്റ് അസൈൻ ചെയ്യൂ.
- അഡ്മിന് പണിയില്ല: നിങ്ങൾ 'Admin' റോൾ ഉള്ള ആളാണെങ്കിൽ നിങ്ങൾക്ക് ഓട്ടോമാറ്റിക്കായി ചാറ്റ് കിട്ടില്ല. 'Operator' റോൾ ഉള്ളവർക്ക് മാത്രമേ ഈ ഫീച്ചർ വഴി ചാറ്റ് ലഭിക്കൂ.
- സമയം പ്രധാനം: നിങ്ങളുടെ ഓഫീസ് സമയം (Working Hours) കഴിഞ്ഞാൽ പിന്നെ ഇത് പ്രവർത്തിക്കില്ല. അതുപോലെ 'Holiday Mode' ഓൺ ആണെങ്കിലും ഇത് വർക്ക് ചെയ്യില്ല.
- ഒരു ടീം മാത്രം: ചാറ്റ് ഏതെങ്കിലും ഒരു ടീമിന് മാത്രമായി അസൈൻ ചെയ്താലേ ഇത് നടക്കൂ. ഒന്നിലധികം ടീമുകളിലേക്ക് ചാറ്റ് പോയാൽ റൗണ്ട് റോബിൻ നടക്കില്ല.
ഇത് എപ്പോൾ ഉപയോഗിക്കണം?
- പൊതുവായ സംശയങ്ങൾക്കും സപ്പോർട്ടിനും വേണ്ടി ഒരേപോലത്തെ ചാറ്റുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന ഒരു ടീം നിങ്ങൾക്കുണ്ടെങ്കിൽ.
- എല്ലാ സ്റ്റാഫുകൾക്കും തുല്യമായി ജോലി വീതിച്ചു നൽകാൻ.
- മാനേജർമാർ ഇരുന്ന് ഓരോരുത്തർക്കും ചാറ്റ് പിടിച്ചു നൽകുന്ന സമയം ലാഭിക്കാൻ.
ഇത് എങ്ങനെ സെറ്റ് ചെയ്യാം?
രണ്ട് രീതിയിൽ നിങ്ങൾക്ക് ഇത് ഓൺ ചെയ്യാം:
രീതി 1: Default Actions വഴി (എളുപ്പവഴി) കൂടുതൽ സങ്കീർണ്ണതകൾ ഒന്നുമില്ലെങ്കിൽ ഇത് മതി.
- Wati-ൽ Automations → Default Actions എടുക്കുക.
- പുതിയ ചാറ്റ് വരുന്ന സെക്ഷനിൽ, "Assign newly opened chats in round-robin manner..." എന്ന് പറയുന്ന ഓപ്ഷൻ ഓൺ ചെയ്യുക.
- Save ചെയ്യുക.
രീതി 2: Chatbot Flow വഴി നിങ്ങൾ ചാറ്റ്ബോട്ടുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നുണ്ടെങ്കിൽ ഇത് ചെയ്യാം.
- Automations → Chatbots എടുക്കുക.
- നിങ്ങളുടെ ഫ്ലോയിൽ 'Assign Team' നോഡ് ചേർക്കുക.
- അതിൽ 'Round Robin' സെലക്ട് ചെയ്ത് ഏത് ടീമാണെന്ന് വെച്ചാൽ അത് കൊടുക്കുക.
നിങ്ങൾ അറിഞ്ഞിരിക്കേണ്ട ചില 'കാര്യങ്ങൾ' ⚠️
ഈ ഫീച്ചർ ഉപയോഗിക്കുമ്പോൾ പലർക്കും അബദ്ധം പറ്റാറുണ്ട്. താഴെ പറയുന്ന കാര്യങ്ങൾ ശ്രദ്ധിച്ചില്ലെങ്കിൽ ഇത് വർക്ക് ചെയ്യില്ല:
- അഡ്മിൻമാർക്ക് കിട്ടില്ല: നേരത്തെ പറഞ്ഞപോലെ, നിങ്ങളുടെ ടീമിലെ എല്ലാവരും 'Admin' ആണെങ്കിൽ ആർക്കും ചാറ്റ് അസൈൻ ആകില്ല. സ്റ്റാഫുകളെ 'Operator' ആക്കി മാറ്റുക.
- ഓഫീസ് സമയം: വർക്കിംഗ് ഹവേഴ്സ് സെറ്റ് ചെയ്തിട്ടില്ലെങ്കിലോ, തെറ്റായിട്ടാണ് കൊടുത്തതെങ്കിലോ ചാറ്റുകൾ കൃത്യമായി വീതിക്കപ്പെടില്ല.
- മറ്റ് ഓട്ടോമേഷനുകൾ: വേറെ ഏതെങ്കിലും ഓട്ടോമേഷൻ വഴി (ഉദാഹരണത്തിന് Out of Office) മറുപടി പോകുന്നുണ്ടെങ്കിൽ, റൗണ്ട് റോബിൻ പ്രവർത്തിക്കില്ല.
Wati-യുടെ റൗണ്ട് റോബിൻ ഒരു നല്ല ഫീച്ചറാണ്. പക്ഷെ അത് നിങ്ങളുടെ ടീമിനും സമയക്രമത്തിനും അനുസരിച്ച് കൃത്യമായി സെറ്റ് ചെയ്താൽ മാത്രമേ ഗുണമുണ്ടാകൂ. അല്ലെങ്കിൽ ചാറ്റുകൾ ആർക്കും കിട്ടാത്ത അവസ്ഥ വരും.
Book A 1:1 Support : Click Here